Häufig gestellte Fragen
Der Vergleich des Unternehmens mit einem Schiff macht deutlich, welch entscheidende Rolle dem Controlling zu kommt:
Ein Schiff (Unternehmen) steuert einen Hafen (Unternehmensziel) an. Die Fahrtroute (Plan) wird vorher ausgearbeitet und während der Fahrt überprüft der Lotse (Controller) permanent mit technischen Hilfsmitteln (Controllinginstrumente), ob sich das Schiff noch auf Kurs befindet (Überwachung). Bei Kursabweichungen muss der Lotse dem Kapitän (Unternehmensleitung) mitteilen, wie das Schiff wieder auf Kurs gebracht werden kann (operatives Steuern) und warum die Kursabweichungen aufgetreten sind (Abweichungsanalyse). Ziel ist es dabei, bei zukünftigen Kursplanungen Fehler von Beginn an zu vermeiden (strategisches Steuern).
eagleControl stellt das Controllinginstrument dar.
Fachlich versteht man unter Controlling die Planung, Steuerung und Kontrolle eines Unternehmens. Im engsten Sinne geht es also darum, eine Jahresplanung zu erstellen, im Laufe des Jahres das Unternehmen zu so steuern, dass das gesetzte Ziel erreicht wird. Regelmäßige Kontrollen sollen zeitnahe Korrekturmaßnahmen ermöglichen.
Im weitere Sinne kann aber auch das Schaffen von Transparenz in der Betriebswirtschaft und die Kontrolle von Prozessen und Kennzahlen als Controlling verstanden werden.
- Wie hoch ist der tatsächliche Wareneinsatz der verschiedenen Warengruppen?
- Welche Abteilungen arbeiten gewinnbringend?
- Wie hoch sind die Fixkosten pro Tag je Unternehmensbereich?
- Ab welchem Umsatz bzw. welcher Auslastung kommt das Unternehmen in die Gewinnzone?
- Auf welche individuellen Faktoren kann eine fundierte Kalkulation basieren?
- Wie viel Cashflow muss erarbeitet werden, um nicht zu oft in den Überziehungskredit zu geraten?
- An welcher Stelle muss reagiert werden, um Kosten zu sparen und Gewinne zu erhöhen?
- Lohnt es sich, eine bestimmte Dienstleistung outzusourcen?
- Kann sich das Unternehmen eine Investition leisten? Wenn ja, in welchem Monat empfiehlt sich die Investition?
- Kann das Unternehmen seinen Kapitaldienst aus eigener Kraft bedienen oder muss zur Tilgung von Krediten auf Fremdkapital zurück gegriffen werden?
- Wie entwickeln sich sensible Verkaufsprodukte?
- Wie entwickeln sich die Personalkosten jedes einzelnen Mitarbeiters?
- Bucht die Buchhaltung alles korrekt oder gibt es Plausibilitätsdifferenzen?
- Wie hoch ist die Preisuntergrenze in den einzelnen Zimmerkategorien? Wie hoch sind die Kosten pro m² je Kategorie?
Nach der Einrichtung der Software auf den individuellen Betrieb beantwortet eagleControl diese und viele andere Fragen auf Knopfdruck – für jeden Monat neu und immer aktuell.
eagleControl ist prädestiniert für Unternehmens- oder Steuerberater, da mehrere Mandanten auf einfachste Weise verwaltet können. Durch rollenbasierte Benutzerrechte haben Berater und Kunden jederzeit unabhängigen Zugriff auf den aktuellen Datenstand und die entsprechenden Berichte. Dies gilt sowohl für die rückblickende Analyse als auch die vorausschauende Planung und Budgetierung. Das individuelle Reporting lässt sich auf einfache Weise für jeden Kunden maßschneidern. Darüberhinaus können Mustermandanten angelegt werden, die als Vorlage für neue Kunden dienen.
eagleControl steigert den inhaltlichen Wert der Beratungsdienstleistung und verringert gleichzeitig den Zeitaufwand und die Komplexität der Zusammenarbeit.
Durch den integrierten Berichts- und Kennzahlengenerator kann eagleControl in den verschiedensten Bereichen Anwendung finden:
- Regelmäßige Bewertung aller betriebswirtschaftlichen und statistischen Daten im Unternehmen
- Gewinn- und Verlustbetrachtung von einzelnen Profitcentern
- Investitionsplanung und -entscheidungshilfe
- Liquiditätsplanung über mehrere Jahre
- Entscheidungshilfe bei Outsourcing-Fragen
- Schaffung von Transparenz im Unternehmen
- Langfristige Trend- und Kostenfallenerkennung
- Mitarbeitermotivation
- Untermauerung von Gesprächsargumentation mit Mitarbeitern und externen Partnern
- Benchmark
- Fundierte Deckungsbeitragsrechnung
- Bewertung von Schwankungen in der Vergangenheit ggf. zur Vermeidung in der Zukunft
- Erkennen von drohenden Liquiditätsfallen
- Berichterstellung zur Vorlage bei Banken, Steigerung der Bonität durch eine transparente Betriebswirtschaft
- Unternehmensberatung von innen und außen
- und vieles mehr
Für spezielle Fragen der Anwendung kontaktieren Sie uns gerne.
Als cloudbasiertes Controllingsystem ist es unsere oberste Priorität, größte Datensicherheit zu garantieren, ohne dabei die Benutzerfreundlichkeit einzuschränken. Unser Sicherheitskonzept umfasst folgende Kernelemente:
Rechenzentrum
- State-of-the-Art Rechenzentrum
- Hosting in Deutschland
- Redundante Internetanbindung
- State-of-the-Art Backup / Recover (Fire-control, Disaster Recovery)
- Sicherheits-Audits
Netzwerk / Server
- Remote Desktop über SSL
- Schwachstellen-Scans
- Netzwerk Intrusion Detection / Prevention
- Hardware Firewall
- Härtung von OS und Komponenten
- 2-Tier & HA System Architektur
- Zentrale Verwaltung der Administratoren
Applikation
- Authentisierung: Single-Sign-On, Verbindliche Passwort-Policy, Application Provisioning
- Autorisierung: Rollenbasierte Berechtigungen, Zentrales User Management
- Virenschutz
- System Monitoring
Release Management
- Trennung von DEV, QA und PRD-Systemen (Nutzung anonymisierter Testdaten)
- Change Management mit Risikobewertung
- Standard QA-Prozesse
eagleControl ist ein prinzipiell komplett offenes System, das sich auf jede Unternehmensart und -größe völlig frei anpassen lässt. Damit eignet sich eagleControl nicht nur für sowohl kleine Restaurants als auch große Hotels sondern kann auch in anderen Branchen eingesetzt werden.
eagleControl wird als RemoteApp gehostet, daher muss vor Ort keine Installation durchgeführt werden. Außer einer stabilen Internetverbindung müssen keine weiteren Voraussetzungen erfüllt werden. Der RemoteApp Zugang wird bei Windows Systemen durch die ins Betriebssystem integrierte RemoteApp-Funktion eingerichtet. Bei Mac OSX und mobilen Betriebssystemen wie iOS oder Android erfolgt die Einrichtung über die Microsoft Remote Desktop App.
Die offene Schnittstelle in eagleControl ermöglicht es, Daten aus allen erdenklichen Systemen zu importieren und zu verarbeiten. Beispiel für Systeme, deren Daten in eagleControl verarbeitet und ausgewertet werden können:
- Finanzbuchhaltung (z.B. DATEV)
- Lohnbuchhaltung (z.b. Lexware, Filosof)
- Front Office Software (z.B. Protel, Fidelio Suite8)
- POS Software (z.B. POS8, Xenia, Gastronivi)
- Social Media & Website (z.B. Facebook, Google Analytics, CODE2ORDER)
- Zeiterfassungssysteme (z.B. E2N Gastro)
- Eigene Statistiken (z.B. Öffnungstage, Zimmer- und Sitzplatzbestände, Sonnentage)
eagleControl besitzt eine offene Schnittstelle, die prinzipiell mit allen Systemen funktioniert. Die einzige Voraussetzung ist, dass im System Daten in einem verarbeitbaren Format wie xls, csv oder txt vorliegt.
Kennzahlen in eagleControl
Starre Kennzahlen und Berichte ohne Nachvollziehbarkeit gehören der Vergangenheit an – mit eagleControl bestimmen Sie Inhalt und Layout Ihrer Auswertungen nun selbst.
Generieren Sie Kennzahlen nach Ihrer Definition, damit Sie und Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner verstehen, wie die Zahlen entstanden sind und um Ihre ganz individuellen Fragen ohne weiteren Aufwand jeden Monat aktuell beantwortet zu haben.
Beispiele aus der Praxis:
Wie wirtschaftlich arbeitet die Küche ganzheitlich gesehen?
Um das heraus zu finden, erstellen Sie eine neue Berichtsgruppe und dividieren Sie:
„Erlöse Speisen gesamt“ / „Personalkosten Küche“
Es entsteht ein Faktor, der das Verhältnis von Erlösen zu Kosten aufzeigt:
1 = Erlöse und Kosten sind gleich hoch
2 = Erlöse sind doppelt so hoch wie die Kosten
…
Diese Kennzahl steht Ihnen nun rückwirkend und in Zukunft jeden Monat aktuell und dynamisch errechnet auf Knopfdruck zur Verfügung.
Diese Kennzahl kann Auskunft geben, ob Küchenhilfen sinnvoll eingesetzt wurden.
In eagleControl wird sichtbar, ob Personalkosten gestiegen oder Speisenerlöse gesunken sind. So kann mit den entsprechenden Mitarbeitern nachvollziehbar evaluiert werden.
Als Motivation bieten viele Restaurants Provisionen für leitende Mitarbeiter an. Nach Überschreiten einer individuellen Umsatzschwelle etwa wird ein Prozentsatz als Provision ausbezahlt.
Sind die Zielvorgaben von Ihnen angelegt, gibt eagleControl jeden Monat automatisch ohne weitere Arbeit die Provisionen je Mitarbeiter aus.
Für die Erstellung des Provisionsberichts kontaktieren Sie uns bitte persönlich.
Eine besondere Aussagekraft hat die Kennzahl „Tage bis Kostendeckung“.
Hier wird ermittelt an welchem Tag des Monats alle Kosten gedeckt waren.
Zur Errechnung der Kennzahl erstellen Sie eine neue Berichtsgruppe und legen die Formel an:
GESAMTKOSTEN / ø-Umsatz pro Öffnungstag
In Monaten, in denen kein Gewinn erwirtschaftet wurde, wird die Zahl größer sein als die Anzahl der Kalendertage; in Monaten mit positivem Ergebnis kleiner.
Diese Kennzahl steht Ihnen nun rückwirkend und in Zukunft jeden Monat aktuell und dynamisch errechnet auf Knopfdruck zur Verfügung.
Der modulare Aufbau von Kennzahlen in eagleControl ermöglicht eine kinderleichte Erstellung der Kennzahl „Personalkosten Wellness pro Anwendung“.
Voraussetzung ist, dass die Anzahl der Anwendungen aus der Wellness-Software monatlich importiert werden.
Erstellen Sie hierzu eine neue Berichtsgruppe. Fügen Sie die Berichtsgruppe „Personalkosten Wellness“ hinzu und dividieren Sie durch die Berichtsgruppe „Anzahl Anwendungen“.
Blenden Sie die neue Kennzahl in einem Bericht ein und schon steht Ihnen die Kennzahl nun monatlich automatisch zur Verfügung – und auch rückwirkend seit Beginn des Datenimports.
Diese Kennzahl zu Beobachten und Ihre Entwicklung zu beeinflussen ist gelebtes Controlling und kommunizierbar an Wellness-Mitarbeiter.
Der Rohaufschlag zeigt die Spanne zwischen Wareneinsatz und Rohertrag, d.h. Umsatz minus Wareneinsatz. Wird ein Gericht mit einem Wareneinsatz von 10,00 € für 28,00 € verkauft, ist der Rohertrag 18,00 €. Diesen Rohertrag setzt man nun ins Verhältnis zum Wareneinsatz, so dass man einen Rohaufschlag von rund 156% erhält. Mit jedem Euro Wareneinsatz werden somit 1,56 € Rohertrag generiert.
Zur automatischen Berechnung in eagleControl erstellen Sie eine neue Berichtsgruppe. Dividieren Sie den Rohertrag durch den Wareneinsatz und multiplizieren Sie mit 100.
Formel für Speisenbereich:
ROHERTRAG SPEISEN GESAMT / WE Speisen * 100
Formel für Getränkebereich:
ROHERTRAG GETRÄNKE GESAMT / WE Getränke * 100
Eine differenzierte Betrachtung von Warengruppen ist in eagleControl auf Knopfdruck möglich, z.B.:
ROHERTRAG SPIRITUOSEN / WE Spirituosen * 100 = Rohaufschlag Spirituosen
Diese Kennzahlen stehen Ihnen nun rückwirkend und in Zukunft jeden Monat aktuell und dynamisch errechnet auf Knopfdruck zur Verfügung.
Rohaufschläge sind für jedes Restaurant sehr individuell und können schwer verallgemeinert werden. Ein sinkender Rohaufschlag kann durch gesteigerte Einkaufspreise oder verpasste Preiserhöhungen im Verkauf verursacht sein. Das Halten und Steigern von Rohaufschlägen ist eine operative Maßnahme für nachhaltiges Wirtschaften.
In eagleControl ist es möglich die „Gesamtkosten pro m²“ zu bestimmen.
Eine Erfassung der gesamten Nutzfläche des Unternehmens ist Voraussetzung. Diese Flächen-Angabe kann als statistisches Konto in eagleControl angelegt werden und einer eigens dafür geschaffenen Kontengruppe zugeordnet werden.
Erstellen Sie die gewünschte Kennzahl eine Berichtsgruppe. Dividieren Sie nun lediglich die Berichtsgruppe Gesamtkosten (aus der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) durch eine Berichtsgruppe, die nur diese eine Kontengruppe mit der Nutzflächen-Angabe enthält.
Eine Abwandlung der „Gesamtkosten pro m²“ könnte sein: „Gesamtkosten pro Hotel-m²“. Hierbei werden die Gesamtkosten durch die reine Zimmerfläche geteilt.
Diese Kennzahlen können ein Anhaltspunkt für Preisuntergrenzen und Zimmerpreiskalkulationen sein.
TRevPAR ist eine Abkürzung des Ausdrucks „Total Revenue per available room“, zu deutsch: „Gesamterlös pro verfügbarem Zimmer“. Im Gegensatz zum RevPAR werden hier auch die anderen Umsätze im Hotel auf die verfügbaren Zimmer umgelegt.
Erstellen Sie eine Berichtsgruppe und dividieren Sie die gesamten Erlöse durch die verfügbaren Zimmer.
Die Formel lautet:
UMSATZ GESAMT / verfügbare Zimmer
Diese Kennzahl steht Ihnen nun rückwirkend und in Zukunft jeden Monat aktuell und dynamisch errechnet auf Knopfdruck zur Verfügung.
Ein hoher TRevPAR ist zwar erstrebenswert, berücksichtigt aber dennoch nur die Umsatzkomponente. Im GOPPAR wird auch die Kostenseite eingebunden.
Der RevPAR ist eine Abkürzung des Ausdrucks “ Revenue per available room“, zu deutsch „Erlös pro verfügbarem Zimmer“ in Euro.
Erstellen Sie eine Berichtsgruppe und dividieren Sie die Erlöse des Hotels durch die Anzahl der Zimmer im Haus.
Die Formel lautet:
Erlöse Hotel / verfügbare Zimmer
Der RevPAR berücksichtigt ausschließlich die Umsätze des Beherbergungsbereiches. Eine Erhöhung ist daher zwar erstrebenswert, berücksichtigt aber dennoch nur die Umsatzkomponente. Im GOPPAR wird auch die Kostenseite eingebunden.
Eine Erweiterung des RevPAR und des TRevPAR ist der GOPPAR. Dies ist eine Abkürzung für den Ausdruck „Gross operating profit per available room“, zu deutsch etwa „Gewinn pro verfügbarem Zimmer“ in Euro.
Erstellen Sie eine Berichtsgruppe und dividieren Sie das Vorläufige Ergebnis durch die verfügbaren Zimmer.
Die Formel lautet:
Vorläufiges Ergebnis (Einnahmen-Ausgaben) / verfügbare Zimmer
Diese Kennzahl steht Ihnen nun rückwirkend und in Zukunft jeden Monat aktuell und dynamisch errechnet auf Knopfdruck zur Verfügung.
Hier wird nicht nur die Umsatz-, sondern auch die Kostenkomponente berücksichtigt. Ein hoher GOPPAR ist daher besonders erstrebenswert.
Der modulare Aufbau von Kennzahlen in eagleControl ermöglicht eine selbstständige Erstellung der Kennzahl „Gesamtkosten pro Wellnessanwendung“.
Voraussetzung ist, dass die Anzahl der Anwendungen aus der Wellness-Software monatlich importiert werden.
Erstellen Sie hierzu eine neue Berichtsgruppe. Fügen Sie die Berichtsgruppe „Gesamtkosten“ hinzu und dividieren Sie durch die Berichtsgruppe „Anzahl Anwendungen“.
Blenden Sie die neue Kennzahl in einem Bericht ein und schon steht sie Ihnen nun monatlich automatisch zur Verfügung – auch rückwirkend seit Beginn des Datenimports.
Diese Kennzahl zu Beobachten und Ihre Entwicklung zu beeinflussen ist gelebtes Controlling und kommunizierbar an Wellness-Mitarbeiter.
Die Personalkosten Hotel können unterschiedlich erfasst werden.
- Es gibt Lohnkontengruppen in der Finanzbuchhaltung. Hier werden Housekeeping- und Rezeptionslohnkosten diffenziert gebucht.
- Im Lohnjournal der Lohnbuchhaltung ist jeder Mitarbeiter einer Abteilung zugeordnet.
In eagleControl können beide Möglichkeiten abgebildet werden. Darüberhinaus kann jeder einzelne Mitarbeiter, der nicht zu 100 % einer Abteilung zuordenbar ist durch dynamische Regeln auf mehrere Profitcenter verteilt werden. So entsteht eine realistische Abbildung der Kosten.
Erstellen Sie eine Berichtsgruppe „Personalkosten Hotel“ und addieren Sie entweder die entsprechenden Lohnkontengruppen aus der Finanzbuchhaltung (Housekeeping und Rezeption) oder die entsprechenden Kontengruppen aus dem Lohnjournal. Die Formel für diese Variante lautet:
P-Löhne/Gehälter Rezeption + P-Löhne/Gehälter Housekeeping.
Mit der Aktivierung des Profitcenters Hotel im Bericht greifen die Profitcenter-Umlageregeln.
Die „Baukosten Hotel pro Zimmer“ legen die gesamten Baukosten auf die verkauften Zimmer um. Wahlweise können bei einem Anbau die Baukosten auch auf die neu entstandenen Zimmer umgelegt werden.
Erstellen Sie eine Berichtsgruppe „Baukosten Hotel pro Zimmer“, in der die Baukosten Hotel durch die belegten Zimmer dividiert werden.
Die Formel lautet:
Baukosten Hotel / Zimmer-Nächte-Statistik aus dem Managerreport
Voraussetzung ist, dass die Baukosten differenziert dokumentiert bzw. direkt zuordenbar sind.
Die Kennzahl „Reinigungskosten pro Zimmer“ berücksichtigt im ersten Schritt die Personalkosten pro verkauftem Zimmer. Diese Kennzahl eignet sich, um die eigenen Kosten mit dem Angebot einer Fremd-Reinigungsfirma zu vergleichen.
Erstellen Sie eine Berichtsgruppe „Reinigungskosten pro Zimmer“ und erstellen Sie folgende Formel:
Personalkosten Reinigung aus dem Lohnjournal
/ Zimmer-Nächte-Statistik
Im Berichtsgenerator sollte für diesen Bericht nun das Profitcenter Hotel eingeblendet werden, damit eagleControl nur mit den Mitarbeitern rechnet, die für die Reinigung des Hotels arbeiten.
Die Modellierung jeder Kennzahl ist variabel, das heißt, dass auch mehr Faktoren mit eingerechnet werden können, wie etwa Reinigungsmittel oder Energie, um sich ggf. direkt mit dem Angebot einer Fremdfirma vergleichen zu können.
Die Hotelauslastung wird unterschieden in Betten- und Zimmerauslastung. Sie sagt aus, wie viel Prozent der verfügbaren Betten/Zimmer belegt waren.
Wird von Hotelauslastung allgemein gesprochen, so ist meist die Bettenauslastung gemeint.
Die Formeln lauten:
Bettenauslastung = belegte Betten / verfügbare Betten x 100
Zimmerauslastung = belegte Zimmer / verfügbare Zimmer x 100
Grundvoraussetzung ist, dass die belegten sowie die verfügbaren Betten und Zimmer in eagleControl als Berichtsgruppe vorhanden sind. Für die Errechnung der Zimmerauslastung erstellen Sie eine neue Berichtsgruppe, in der die verfügbaren Zimmer durch die belegten Zimmer dividiert werden. Diese beiden Parameter werden nun noch mit 100 multipliziert.
Diese Kennzahl steht Ihnen nun rückwirkend und in Zukunft jeden Monat aktuell und dynamisch errechnet auf Knopfdruck zur Verfügung.
Die Beobachtung der Restaurantauslastung ist wenig verbreitet. Dabei spielt diese eine wesentliche Rolle, da der F&B-Bereich vor allem Quelle von Personalkosten und harter Arbeit ist.
Erstellen Sie eine neue Berichtsgruppe und Sie die Anzahl der Gäste im Restaurant durch die Sitzplatzkapazität.
Die Formel lautet:
„Essen-Statistik (Hauptgerichte)“ / „Sitzplätze verfügbarxÖffnungstage“ * 100
Diese Kennzahl steht Ihnen nun rückwirkend und in Zukunft jeden Monat aktuell und dynamisch errechnet auf Knopfdruck zur Verfügung.
Die Sitzplatz-Auslastung kann als Grundlage für gezielte Aktionen dienen, um die Effizienz und somit Gewinne zu steigern.