Projekt Beschreibung

Um Berechnungen durchführen zu können, wird für die Erstellung einer Formel eine Berichtsgruppe neu angelegt oder eine bestehende geändert oder erweitert.  Die  Neuanlage erfolgt nach dem altem Grundprinzip und unter Berücksichtigung von Soll/Haben und Aktiva/Passiva.
Diese Berichtsgruppen bilden die Basis für weitere Berechnungen mit allen Grundrechenarten und können in jeden beliebigen Bericht eingesetzt werden.

Vorgehensweise in vier Schritten

  1. Neue Berichtsgruppe anlegen (Eigenschaft: Name und Beschreibung): Um eine neue Kennzahl zu erstellen, klicke in der Menüleiste auf „Berichtsgruppen“. Nun öffnet sich die Übersicht mit allen existierende Berichtsgruppen. Oben links kann nun eine neue Berichtsgruppe erstellt oder eine bereits bestehende Berichtsgruppe kopiert werden.
  2. Legen Sie zunächst einen sinnvollen Namen für die Berichtsgruppe fest. Es bietet sich an, die Kategorie oder den Bericht in die Beschreibung zu schreiben. Sie ist dazu da, Berichtsgruppen einer Kategorie mit der Suchfunktion auf einen Blick zu finden.
  3. Berechnungsbasis festlegen mit den Elementen der Berichtsgruppe (Berechnungsgrundlage: Saldo, Soll oder Haben,)
  4. Die zu berechnenden Kontengruppen und/oder Berichtsgruppen hinzufügen (z.B. Erlöse F&B). Berichtsgruppen sollten dabei immer mehreren Konten vorgezogen werden, da diese dann automatisch aktualisiert werden.
  5. Weitere Kontengruppe oder Berichtsgruppen, die zur Berechnung dienen, hinzufügen. Die Berichts und/oder Kontengruppen können dann durch „Berechnung“ mit einem Vorzeichen versehen werden, das festlegt ob addiert, subtrahiert, multipliziert, dividiert werden soll oder eine Prozentrechnung stattfinden soll. Wird keine Berechnung hinzugefügt, dann werden die Konten lediglich zusammengerechnet. Dabei werden Konten die im Soll gebucht werden, grundsätzlich als negative Werte gerechnet. Um sie zu subtrahieren, muss entsprechend ein Plus Zeichen eingefügt werden, da minus und minus plus ergeben würde.
  6.   Formel ist fertig.

Beispiel:  Es soll die Kennzahl „F&B Umsatz pro Tag“ erstellt werden. Es gibt nun die Möglichkeiten entweder alle Kontengruppen einzeln einzufügen, die F&B Erlöse enthalten (z.B. F&B Getränke, F&B Speisen, etc.). Alternativ kann die Berichtsgruppe F&B Erlöse genutzt werden. Sollte dann eine neue Kontengruppe hinzukommen, die in die F&B Erlöse einfließt, muss sie nicht mehr in der Berichtsgruppe „F&B Umsatz pro Tag“ aktualisiert werden, da diese auf die F&B Erlöse Berichtsgruppe selbst zurückgreift.
Anschließend wird die Berichtsgruppe „Öffnungstage“ hinzugefügt und das Vorzeichen „dividieren“ ausgewählt.